Enamik ettevõtteid ja üksikisikuid, kes loovad ja teevad veebipõhist koostööd dokumentide, arvutustabelite ja esitluste abil, on Microsoft Office'iga tuttavad, kuid paljud inimesed pole endiselt teadlikud sellesse võimsasse kontoripaketti sisse ehitatud arvukatest ajasäästlikest funktsioonidest.
Selles artiklis vaatleme 18 aja kokkuhoiu nõuannet, mis aitavad teil ja teie töötajatel Microsoft Office'i paketist maksimumi võtta, olenemata sellest, kas kasutate Microsoft 365 või Microsoft Office 2022-2023. Teie dokumendid, arvutustabelid ja esitlused näevad välja suurepärased ja saate need poole ajaga tehtud.
Õige kasutamise korral võivad need varjatud funktsioonid oluliselt suurendada töötajate tööviljakust, aidata säästa aega ja raha ning pakkuda neile nauditavamat töökogemust.
Kui otsite soodsamat viisi rikaste dokumentide, võimsate arvutustabelite ja kaasahaaravate esitluste loomiseks, vaadake meie tasuta kontoritarkvara loendit.
Kuidas Microsoft Office'i maksimaalselt ära kasutada: ettevalmistus
Uusi funktsioone lisatakse Microsoft Office'i pidevalt, seega veenduge, et teil oleks tarkvara kõige ajakohasem versioon. Kui teil on Microsoft 365 tellimus, saate oma rakendusi värskendada rakenduses Microsoft Autoupdate või lubada neil lihtsalt automaatselt värskendada. Muul juhul, kui olete ostnud Microsoft Office'i iseseisva versiooni, pidage meeles, et mõnele allpool loetletud funktsioonile juurdepääsemiseks peate võib-olla täiendama.
Vihje 1: Autosalvestus muutub OneDrive'i abil
OneDrive on Microsoft Office'i pilvemäluteenus ja see on saadaval olenemata sellest, kas teil on Microsoft 365 tellimus või mitte. Lisaks sellele, et OneDrive võimaldab teil pääseda juurde kõikidele failidele igal pool ja igal ajal, saate automaatse salvestamise funktsiooni kasutamiseks OneDrive'i ühendada ka oma Microsoft Office'i tarkvaraga.
Kui see on lubatud, värskendatakse pilve muudatusi reaalajas. Lisaks salvestab OneDrive teie dokumentidest mitu versiooni, nii et saate hõlpsalt eelmist versiooni võrrelda ja vajadusel tagasi minna. Igaüks, kes on kaotanud tunnise töö arvuti rikke või voolukatkestuse tõttu, teab, mis on selle funktsiooni aja kokkuhoid. Vanemate versioonide leidmiseks Microsoft 365-s klõpsake nuppu Fail> Info> Versiooniajalugu.
Vihje 2: õppige kogu komplekti otseteid
Microsoft Office'i üks suurimaid eeliseid on see, kui järjepidev on kasutuskogemus erinevates rakendustes. See tähendab, et enamik klaviatuuri otseteid töötab Wordis, Excelis ja PowerPointis samamoodi. Nende käskude õppimine võib tootlikkust oluliselt kiirendada. Ctrl + S (⌘S) salvestamiseks, Ctrl + P (⌘P) printimiseks ja veelgi ebaselgemad käsud nagu Ctrl + D (⌘D) Fondi dialoogi jaoks töötavad kogu komplektis.
Suurepärane tööviljakuse näpunäide on pakkuda töötajatele ühiste otseteede loendit, kes saavad sellele vastavalt vajadusele viidata, kuni see muutub teiseks olemuseks.
Nõuanne 3: funktsiooni Tell Me (Word) kasutamine
Funktsioon Teata mulle (mida sa tahad teha) lisati Microsoft Office 2016-sse, kuid kui olete selle kasutamist õppinud, on see jumalakartus. Kas soovite stiili muuta? Sisestage „Style”. Kas kärpida foto? Sisestage „Crop”. Sisestage tabel, lisage kommentaar, muutke kujundust, värskendage kujundust, lugege teksti valjusti - selle menüü kaudu on peaaegu kõigile Office'i funktsioonidele juurdepääs - nutikad soovitused muudavad otsitava hõlpsaks leidmiseks ainult üks või kaks sõna.
Kuid Microsoft 365 ajakohastab pidevalt oma funktsioonide komplekti ja seda ei pruugi olla uuemates versioonides.
Nõuanne 4: jagage dokumente kiiresti nupuga Jaga
Jagamisnupp asub rakenduse paremas ülanurgas ja seda saab kasutada dokumendi kiireks jagamiseks OneDrive'i, e-posti, AirDropi (ainult Mac) ja muude kolmanda osapoole teenuste kaudu. E-posti kliendi avamise asemel faili sirvimiseks (“Kuhu ma selle uuesti salvestasin?”) Klõpsake lihtsalt nupul Jaga ja valige oma adressaadid.
Vihje 5: leidke ja asendage
Kui peate kogu dokumendis sõna või sõnarühma muutma, saate seda funktsiooni Leia ja asenda abil kiiresti teha. Vajutage lihtsalt klahve Ctrl + Tõst + H (⌘⇧H) ja kuvatakse dialoog Leia ja asenda. Sisestage muudetav tekst väljale Leia, asendus väljale Asenda ja vajutage nuppu Asenda. Office otsib dokumenti ja teeb vajaduse korral muudatusi.
Sõna mitme eksemplari kustutamiseks võite ka midagi asendada (jätke väli Asenda tühjaks).
Vihje 6: Täpsem otsimine ja asendamine
Selles võimsas tööriistas on rohkem, kui silma paistab. Klõpsates dialoogi vasakus alanurgas oleval nupul, saate juurde pääseda täpsematele funktsioonidele, et koheselt muuta vajaliku teksti fondi stiili, lõigusätteid ja muud.
Näiteks võite leida kõik julge teksti ja muutke font punaseks, muidu valige kogu tekst kindlas keeles ja muutke see kursiiviks. Kasutage seda igal ajal, kui soovite konkreetsetes tekstistiilides ulatuslikke muudatusi teha.
7. näpunäide: nägusate dokumentide jaoks muutke ja kasutage stiile
On üllatav, kui paljud inimesed kasutavad Microsoft Office'i igapäevaselt, kuid siiski ei kasuta Stylesi eeliseid oma dokumentide sujuvamaks muutmiseks ja kirjutamise kiirendamiseks. Stiilid leiate vahekaardilt Avaleht ja võimaldavad teil eelnevalt kujundatud fondisätteid rakendada lennult. Samuti saate neid stiile muuta vastavalt oma vajadustele ja dokumendile. Stiile värskendatakse automaatselt ka teemade muutmisel, mis muudab kogu dokumendi välimuse muutmise ühe korraga lihtsaks.
Vihje 8: Kopeerige ja kleepige Spike'iga mitu üksust
Selle käepärase funktsiooni abil saate kopeerida mitu üksust ja kleepida need kõik korraga. Valige lihtsalt esimene tekstiplokk, vajutage klahvikombinatsiooni Ctrl + F3 või ⌘F3 ja liikuge seejärel järgmise juurde. Iga kord, kui vajutate klahve Ctrl või Command + F3, tekst salvestatakse jne. Kui olete kõik valmis kleepima, sisestage Ctrl + Tõst + F3 või ⌘⇧F3. Võite kirjutada ka “spike” (väiketähed) ja vajutada Enter, ning salvestatud tekst jääb mällu, et seda teinekord kasutada.
9. näpunäide: vormindamise kopeerimine ja kleepimine
Vorminduse sujuvamaks muutmine tekstiplokkide vahel, vormindamise kopeerimiseks (fondi ja lõigu stiil, värvid, joondus jne) vajutades klahvikombinatsiooni Ctrl + Shift + C (⌘⇧C) ja kleepimiseks Ctrl + Shift + V (⌘⇧V) vormindamine valitud tekstile.
Vihje 10: isikupärastage oma Office'i lindid
Kui leiate end menüüde või laiendajate teatud funktsioonide jahtimisest, lisage need kindlasti oma lindile ette ja keskele. Seda saate teha jaotises Eelistused> Lint ja tööriistariba või avades Fail> Valikud> Kohanda linti. Võite olla üllatunud tohutute funktsioonide valiku üle, mille saate kiireks juurdepääsuks oma lindile lisada. Võite ka peita lindi, et oleks rohkem ruumi, klõpsates üks kord avatud vahekaardil, avades Vaade> Lindi või tippides Ctrl + F1 (⌥⇧R).
Vihje 11: Lõigu valimiseks klõpsake kolm korda
Enamik inimesi teab, et selle valimiseks võite sõnal topeltklõpsata. Samuti saate kogu lõigu valimiseks kolmekordsel sõnal klõpsata, mis on redigeerimisel suurte tekstitükkide ümber liikumiseks väga mugav.
Nõuanne 12: kohandage automaatkorrigeerimine enda jaoks sobivaks
See on tavaline kaebus, et Microsoft Office muudab teksti sisestamise ajal isegi siis, kui olete kindel, mida mõtlete. Neid sätteid saate reguleerida jaotises Tööriistad> Automaatparanduse suvandid. Võite välja võtta kõik, mis teid häirivad, või lisada sõnadega, mida sageli valesti kirjutate. Võite isegi lisada sümboleid, näiteks asendada (c) tähega ©.
Nõuanne 13: dokumentide kõrvutamine (ainult Windows)
Muidugi saate lihtsalt avada eraldi aknad ja asetada need kõrvuti, kuid Microsoft Office'i funktsioon Side-by-Side läheb sünkroonitud kerimisega veel ühe sammu edasi, mis on pikkade dokumentide versioonide võrdlemisel ja redigeerimisel tohutu aja kokkuhoid.
Nõuanne 14: vaadake jagatud vaates sama dokumendi kahte erinevat osa
See on suurepärane vahend, kui peate dokumendi ühes osas muudatusi tegema, viidates teisele jaotisele (näiteks sissejuhatuse või järelduse kirjutamisel). Lihtsalt minge lindi Vaade juurde ja valige Jagatud vaade. Võite kerida igas aknas erinevatele jaotistele eraldi ja teha muudatusi mõlemas neist.
Vihje 15: Kopeerige ja kleepige nagu proff
Päris kõik teavad, kuidas teksti plokki kopeerida ja kleepida, kuid kas teadsite, et saate teksti kiiresti vormindamata või pildi või PDF-ina otse oma dokumendi sisse kleepida? Sisestage lihtsalt Ctrl + Alt + V (⌘⌃V) ja teile kuvatakse valikute dialoog.
Wordis saate seda dialoogi kasutada teksti kleepimiseks ilma vormindamiseta, Excelis saate aga kleepida ainult väärtused, vormingu või kommentaarid, kõik peale piiride ja isegi summade liitmise, lahutamise, korrutamise ja jagamise käigu pealt.
Vihje 16: Kohandage oma otseteemenüüd
Kiire juurdepääsu tööriistaribale saate lisada funktsioone, mida sageli kasutate, mis tahes rakenduse otseteemenüüs dokumendi ülaosas. Vaikimisi näete käske nagu Salvesta, Prindi ja Võta tagasi, kuid siia saate lisada peaaegu kõike. Käskude lisamiseks vastavalt vajadusele klõpsake lihtsalt paremal oleval noolel.
Vihje 17: Kujundite ühendamine (Powerpoint)
Võite kombineerida erinevaid lihtsaid kujundeid, et teha keerukamaid kujundeid, mis teie esitlustes suurepärased välja näevad, ja te ei vaja selle tegemiseks väljamõeldud tööriista nagu Illustrator. Valige lihtsalt kujundid, mille soovite ühendada, ja klõpsake vahekaardil Vorming käsul Ühenda kujundid. Neid ühendatud kujundeid saab kopeerida ja kleepida teistesse rakendustesse, näiteks Wordi.
Nõuanne 18: lahtrite dünaamiliseks vormindamiseks kasutage tingimuslikku vormindamist (Excel)
Tingimuslik vormindamine võimaldab teil rakendada stiile konkreetsetele lahtritele nende väärtuse või sisu põhjal. Näiteks võiksite muuta iga positiivse väärtuse roheliseks ja iga negatiivse väärtuse punaseks. Valige lihtsalt lahtrid, mida soovite vormindada, ja seejärel kasutage lindil Avaleht vahekaarti Tingimuslik vormindamine. Eelseadistusi on palju või saate määratleda oma reeglid ja võrrandid.
Kokkuvõte
Microsoft Office on üks parimaid saadaolevaid kontoripakette, millel on hulgaliselt võimsaid võimalusi, mis aitavad teie töötajaid sujuvamaks muuta ja tootlikkust tõsta. Julgustage meeskonnaliikmeid tarkvara avastama ja aktiivselt näpunäiteid omavahel jagama. Lisaks uute funktsioonide avastamisele on lõbus ja põnev, kuid see muudab koostöö palju lihtsamaks ja võimaldab töötajatel teha rohkem vähem aja jooksul, töötades samal ajal mugavamalt.
- Oleme tutvustanud parimaid Microsoft Office'i pakkumisi.
