Microsoft Teams on teinud palju pingutusi, kuna ettevõte peab seda oma grupitarkvara funktsionaalsuse kriitiliseks komponendiks, mis võimaldab kasutajatel loominguliselt turvalise keskkeskuse kaudu oma jõupingutusi ühendada.
Selle eesmärgi saavutamiseks võtab Teams neli peamist ärifunktsiooni ja ühendab need ühtseks ühtseks platvormiks. Nende hulka kuuluvad sõnumside, koosolekute koordineerimine, hääl- ja / või videokõned ning lõpuks integreeritakse see Microsoft Office 365-sse koos teiste ärikriitiliste tööriistadega, mida kasutate oma ettevõtte toetamiseks.
Seetõttu saate meeskondade töövoo jooksul suhelda üksikisikute või rühmadega, kooskõlastada koosolekuid ja tegevusi, teil on kogu suhtluse andmed ja saate dokumentide osas koostööd teha.
Alustame meeskondadega ja tutvuge täpselt sellega, kuidas te seda kasutate.
- Võite vestelda ühel meie 2022-2023. aasta parimatest sülearvutitest
1. Käivitage meeskonnad
Meeskondi saab kasutada arvutis otse brauserist, mobiilseadmetes (Android ja iOS) või arvuti ja Maci töölauarakenduste kaudu.
Kuid selle õpetuse jaoks kasutame brauseri versiooni. Kuna see sisaldab sama funktsionaalsust ja paigutust nagu installitav rakendus.
Võistkondade kasutamiseks minge sellele veebisaidile https://teams.microsoft.com/start
Siin kutsub see teid tasuta registreeruma ja ainus piirang on see, et teil peab kas juba olema Microsofti konto või peate selle looma.
Kui kasutate juba Microsoft Office 365 äriversiooni, peaksite meeskonnad nägema ka Office'i tööruumi ühe standardrakendusena.
Kui olete Microsofti konto ja parooli andnud, palutakse teil öelda, millises keskkonnas te meeskondi kasutate koos võimalike valikutega koolis, sõprade ja perega või ettevõttes. Iga valik kohandab meeskonnad nende profiilidega veidi, kuid aluseks olev tehnoloogia on sama.
Selle harjutuse jaoks oleme vaikevalikuks valinud valiku „Töö jaoks”.
Kui konto on paigas ja Teams on konfigureeritud selle kasutamiseks, pakub veebiversioon teile töölauarakendust, kui see on teie arvutis opsüsteemi jaoks saadaval. Seda pole vaja installida, kuid mõned kasutajad on õnnelikumad installitavate rakenduste üle, mis ei sõltu brauserist.
Meie esimene ülesanne on luua oma esimene meeskond. Teeme seda nüüd.
2. Loo meeskond
Meeskondade põhistruktuur on ennustatavalt “meeskond”.
Meeskonna loomiseks või sellega liitumiseks klõpsake külgriba jaotisel Meeskond ja sildistage seejärel rakenduse vasakus alanurgas, kus on kiri „Liitu või looge meeskonnaga”. Kui avalikud meeskonnad on juba olemas, näete klõpsamiseks esitatavaid või saate privaatse meeskonnaga liitumiseks sisestada koodi.
Meie näites pole kumbki neist veel saadaval. Saame ainult võimaluse luua meeskond.
Ettevõtete jaoks, kellel on juba Office 365 rühmad, saab neid kasutada kiire viisina moodustada meeskond, kuhu on lisatud liikmeid, kuid me ehitame selle üles nullist, valides selle valiku esimesest sisendist.
Seejärel saate otsustada, kas meeskond on avalik, privaatne või kogu organisatsiooni hõlmav. Igaüks võib liituda avaliku meeskonnaga, privaatne on ainult kutsetega ja kogu organisatsioon lisab kõik ettevõtte töötajad.
Seejärel peate otsustama, kuidas meeskonda kutsutakse, andke talle kirjeldus ja kinnitage, mis tüüpi see on. Kui teil on privaatne meeskond, kelle otsustate hiljem avalikuks või kogu organisatsiooni hõlmavaks muuta, siis kui soovite, võite meeskonna loojana seda hiljem muuta.
Kuid et meeskondadest oleks kasu, peab see sisaldama lisaks teie nimele ja üksikasjadele ka teiste meeskonnaliikmete andmeid. Lisame need järgmisena.
3. Meeskonna liikmete lisamine
Inimeste lisamiseks meeskondadesse on mitmeid viise, kuid kõige lihtsam on saata neile e-posti link, mis registreerib nad, kui nad sellel klikivad. Või võite lihtsalt lisada nende e-posti aadressi otse Teami.
Nimesid ja e-posti aadresse saate importida ka teistest neid andmeid hoidvatest rakendustest, näiteks Outlookist, People'ist või mõnest muust kontaktide hoidlast.
Kui meeskonnal on mõni inimene seotud, kuvatakse see meeskonna loendis ja saate selle liikmed ja kõik tegevused üle vaadata.
Vaikimisi on sellel ainult üks arutelu teema ‘Üldine’. Tiimides nimetatakse neid tiimi alajaotisi Kanalid ja lisame nüüd ühe neist ning alustame vestlust.
4. Lisage kanal
Kanali jaoks vajalik teave on nagu meeskond. Sellel on pealkiri, kirjeldus ja võite öelda, kas see on tavaline või privaatne. Viimane võimalus on väga kasulik, kui soovite astuda privaatsesse vestlusesse teise meeskonnaliikmega, kuid väldite teiste nägemist.
Kui kanal on loodud, saate postitusi lisada, faile laadida ja meeskonnas teistega suhelda.
Lõime kanali nimega ‘Pühadeseiklused’ ning lisasime kanali kohta mõned veebilehed ja lühikese postituse. Kõigile liikmetele, kellel on juurdepääs sellele kanalile, saab uue sisu postitamise korral märku anda. Samuti saate postitustes olevatele inimestele viidata, kui sisestate @ ja seejärel nende nimed.
5. Kanalivestlused
Kanalis lobisemine ei ole nagu tavaline vestlus, kus öeldu toimub eranditult kahe osapoole vahel, pigem on see avatud kontoris toimunud valju arutelu.
Meie näites räägib meeskonnaliige Zen Markiga, sõnum saadetakse Markile, kuid kõik teised näevad vestlust. Kuigi ainult Mark saab märguande, et ta on kommentaari fookuses. See lähenemine võimaldab sõnumiga hoiatada paljusid inimesi ja kõigil olla teadlik öeldust, kui neil on meeskonnad avatud või hoiatused on lubatud.
Huvitav on see, et isegi kui teid ei mainita, saate siiski vastata kanali postitustele, võib-olla öelda: „Mark on päeval väljas, võib-olla unustas ta teie koosoleku?”.
6. Videovestluse aeg
Parempoolse paneeli allosas on rida ikoone, mis võimaldavad vestlustel olla rikkalikum sisu kui ainult sõnad, ja nende kõrval on ka Meet kõige olulisem ikoon.
Videokaamerat meenutaval ikoonil on silt „Meet Now”, kui hõljutate kursorit selle kohal ja see algatab vaikimisi videoga koosoleku.
Kui olete sellel klõpsanud, antakse teile võimalus video keelata, kui soovite, ja anda koosolekule ka teema. Kui olete need valikud teinud, võite klõpsata nupul „Kohe kohe” ja alustada koosolekut, isegi kui olete sel hetkel ainus kohal.
Kui koosolek on käimas, peaksite nägema ennast ja nägema ka väikest juhtpaneeli, mis võimaldab teil heli summutada, video keelata, faile kohalviibijatele levitada, vestlust näidata ja ka näha, kes osalevad.
Võite ka oma töölaua jagada või tahvli funktsionaalsuse abil märkida pilt või esitlus, mida võite arutada.
7. Kanalite haldamine
Kui liitute kanaliga ja otsustate siis mingil põhjusel midagi teie jaoks asjakohast, saate kanali kustutada. Kuid pidage meeles, et kõik vestlused, koosolekute protokollid ja muu selle kanaliga seotud asi kustutatakse ning te muudate meelt ja saate selle tagasi.
Ainus kustutatav erand on see, et kõik lisatud failid jäävad Sharepointis alles ka pärast kanali eemaldamist.
Ilmselt, kui kustutate juhtumata koosoleku või kunagi alanud projekti jaoks loodud kanali, on see kõik korras. Kuid olge mingil hetkel vajaminevate kanalite eemaldamisel ettevaatlik, isegi kui see pole kohe.
8. Lisafunktsionaalsuse lisamine
Meie esitatud meeskondade versioon on selle toote põhifunktsioon, kuid võite lisada Teamsile igasuguseid funktsioone ja integreerimisi, sõltuvalt töökohal kasutatavatest toodetest.
Hea näide selle laiendatavuse kohta on see, et paljud ettevõtted töötavad Office 365 pilvepõhise kalendriga ja need, kes seda teevad, näevad vasakul asuvat "Koosolekud" täiendavat ikooni. See võimaldab koosolekuid tulevikus kavandada ja hoiab kõiki kursis, kui paarispaik teisaldatakse või hiljem tühistatakse.
Microsoft Teams pakub ühendusi ka paljude teiste tootjate äritoodetega, nagu KUDO, Zoom, Jabber, Trello, Evernote ja palju muud. Kui olete tõsiselt Teami kasutamisel, tasub oma IT-inimestega rääkida, milliseid lisafunktsioone saate Microsoft Teamsiga lubada.
- Parimad brauserid 2022-2023. aastaks: kiireimad ja turvalisemad viisid võrguühenduse loomiseks
