Parim dokumendihaldustarkvara (DMS) muudab teie failide haldamise nii võrgus kui ka võrgus lihtsaks ja tõhusaks.
Parim dokumendihaldustarkvaraPakkuja veebisaidile liikumiseks klõpsake allolevatel linkidel:
1. Templafy
2. M-failid
3. DocuWare
4. MasterControl
5. XaitPorter
Dokumendihaldus muutub üha olulisemaks, kuna paberivaba kontori kontseptsioon on muutumas igapäevaseks reaalsuseks, eriti seoses pilvemäluteenuste kasvuga.
See tähendab, et selle asemel, et peaksite pabereid pidama kohmakates failikappides, saab dokumente nüüd turvaliselt veebis hoida. Kuid see ei seisne mitte ainult teabe arhiveerimises, vaid kogu dokumendihalduse protsessi hõlbustamises, hõlmates kõike alates kaubamärgiga mallidest, töövoogude parandamisest, koostöövahenditega töötamisest ning mõnikord tehnilise teabe sortimisest. Ja see on dokumentide redigeerimise ja haldamise üldiste ülesannete peal.
Hea dokumendihaldustarkvara (DMS) peab olema võimeline töötama ka erinevate digitaalsete failitüüpidega, mitte ainult kontoritarkvara abil, vaid ka märkmete tegemise rakenduste, tehniliste plaanide, piltide ja kujundustega ning kõigega muuga, mida võite varem ette kujutada paberkandjal, sealhulgas pärandfailivormingutest. Tänapäeval pakutakse ka dokumentide jaoks mõeldud tarkvara väljatöötamist.
Kuid paljud tarnijad ja töövõtjad tegelevad ikkagi paberiga, nii et igal DMS-il peab olema dokumentide skannimise lahendus, mis töötab sageli OCR-i skannimise tarkvarapaketi iseseisva osana või osana, nii et sellised paberarved, kviitungid või muud dokumente saab skannida, nii et paberversiooni ringlussevõtu ajal saab digitaalse koopia arhiivida.
Paberivaba kontor on olnud pikka aega tulemas, kuid see on lõpuks käes neile, kes soovivad selle omaks võtta. Siin on siis parimad dokumendihaldustarkvara lahendused.
- Oleme esitanud Microsoft Office'i parimad alternatiivid.
1. Templafy
Kõik ühes dokumendihalduse lahendus
Lihtsalt kasutatav liidesLaiad funktsioonidMobiilirakendusedAutomaatne vastavuskontrollTemplafy on seal üks parimaid dokumendihalduse tööriistu. Süsteemi eesmärk on integreerida olulised kontoripaketid ja lahendused, mida ettevõtted igapäevaselt kasutavad.
Kui on üks asi, mis võib pettumust valmistada, tuleb selleks luua brändidokumendid erineva tarkvara abil. See võib muutuda aeganõudvaks ja killustatuks, kuid Templafy võib aidata. Selle abil saate süsteemis luua hulga faile ja hallata neid ühest voost.
Tarkvara ühildub paljude seadmetega ja kasutab pilve, mis võimaldab teil pääseda juurde kõigile oma dokumentidele arvutites, tahvelarvutites ja nutitelefonides. Samuti on olemas automaatsed vastavuskontrollid ja ka töötajatele saate tagasisidet anda.
Hinnapakkumise saamiseks on vaja kontakti ja pole üllatav, et täpne hind sõltub valitud kasutajate arvust, funktsioonidest ja lisandmoodulitest.
2. M-failid
Dokumenditarkvara, mis tuvastab dubleerimise
Käepärased integreerimisedMobiilirakendusedDokumendi märguandedMis puutub dokumendihaldusse, siis M-Filesi eesmärk on parandada sisemisi töövooge ja tagada, et oluline teave oleks alati turvaline. Selle klientide hulgas on palju suuri korporatsioone nagu Comcast ja Yokohama.
Paljude failide jaoks on olemas üks hoidla ja saate neid hõlpsasti leida kliendi, projekti, kuupäeva, oleku või muude kriteeriumide järgi. Tarkvara eesmärk on vältida dubleerimist - on üsna tavaline, et lõpuks saadetakse sama aruande kaks koopiat või võib-olla ka rohkem.
M-Files teavitab teid, kui dokumenti on kaks korda salvestatud, analüüsides nimesid ja projekti andmeid. Samuti saate suurepäraseid integreerimisi, sealhulgas Microsoft Office ja Salesforce CRM.
Saadaval on tasuta prooviversioon, kuid saidil pole hinnakujundust ette nähtud, seega peate pakkumise saamiseks ühendust võtma.
3. DocuWare
Dokumendikorraldus liigub pilve
Hõlmab kõiki dokumendiülesandeidPilvepõhine salvestusruumMobiilne tugiVarjatud hinnakujundusDocuware kasutab dokumendihalduses pilvepõhist lähenemist. Digitaalse töökoha loomiseks integreeritakse pilvemälu ja kontoriautomaatika. See paberivaba lähenemine kogu kontoritööde spektrile on veel üks näide digitaalsest transformatsioonist, mis tänapäeval juhib paljusid protsesse.
Docuware pakub dokumentide jaoks pilvetöövoo loomiseks teenuseid. See võimaldab teenuseid osta vastavalt vajadusele väikeses mahus ja siis, kui on loodud kasutusjuhtumite stsenaariumid ja usaldusväärsus on tagatud, saab teenust laiendada suurema juurutamise jaoks.
Pakutakse ka mobiilirakendusi, mis saavad sellesse töövoogu integreeruda, hõlbustades kviitungite skannimist liikvel olles, arvete kinnitamist kiireks maksmiseks ja vormide allkirjastamist otse seadmes.
Kuigi Docuware pakub demo ja tasuta prooviversiooni, sõltub hind muidugi valitud teenustest, mistõttu tuleb potentsiaalsel ostjal võtta ühendust kohandatud pakkumise saamiseks.
Tasuta prooviversioonUuendus: Docuware pakub nüüd koos ettevõttega tasuta prooviversiooni. Nõude esitamiseks klõpsake siin. Kuva pakkumine
4. MasterControl
DMS keskendus vastavusele
Mobiilile optimeeritudToetavad reguleerijadÜlemaailmsed standardidSuurtes organisatsioonides on sageli kehtestatud protsessid ja eeskirjad, mis tagavad dokumentide vastavuse ja ettevõtte juhiste järgimise. Kuid kui teil on palju faile, võib selliste reeglite järgimine olla keeruline.
MasterControli dokumendikontrolli tarkvara, mida kasutavad maailma suurimad reguleerivad asutused, on dokumendihaldustarkvara, mis tegeleb keerukate eeskirjade ja standarditega kogu maailmas. Selle eesmärk on vähendada vastavuskulusid ja suurendada sisemist tõhusust.
Süsteem automatiseerib täielikult elutähtsate dokumentide marsruutimise, kohaletoimetamise, eskaleerimise ja kinnitamise. Samuti on selles tsentraliseeritud ja turvaline arhiiv, kus saate ärifaile salvestada ja otsida.
Tasuta prooviversiooni kohta pole ühtegi viidet ja hinnakujundus nõuab pakkumise saamiseks ettevõttelt ühendust.
5. XaitPorter
Pilvepõhine koostöö parimal viisil
Täielikult pilve optimeeritudNutikad koostööfunktsioonidSalesforce'i integreerimineKui otsite pilvlahendust dokumentide loomiseks, peaksite kindlasti tutvuma XaitPorteriga.
Selle süsteemi suurepärane asi on see, et see on äärmiselt paindlik. Saate kolleegidega samaaegselt koostööd teha ja dokumentide kallal töötada ning saate üksteisega hõlpsasti tagasisidet jagada. See haldab ka kõiki töövoo aspekte, nii et te ei pea muretsema vormingu, numeratsiooni ja paigutuse pärast.
XaitPorteril on ka integreerimise ees mõned kasulikud nipid. Tarkvara saab töötada Salesforce'i, Oracle'i, SASi, Microsoft 365, OpenText'i ja Dropboxiga. Ja praegu kasutab seda üle 45 000 ettevõtte kogu maailmas.
Kuigi saadaval on demo, pole tasuta prooviversiooni ja hinnakujundus nõuab pakkumise saamiseks ühendust võtmist.
Muud DMS-platvormid, mida kaaluda
Ehkki on mitmeid spetsiaalseid kontori- ja dokumendiplatvorme, võiksime mainida, eriti Office 365, LibreOffice ja Adobe Document Cloud, on need keskendunud pigem dokumentide loomisele ja nende haldamisele kui dokumentide haldamisele ja salvestamisele mitmest allikast ja formaadist. Seetõttu jätkame seda loendit, tutvustades mõnda muud DMS-lahendust, mida tasub kaaluda:
Proovileht erineb tavapärasest dokumendihaldusest veidi, kuna see on rohkem kogu kommunikatsiooni, projektide ja dokumentide jagamise tööriistade jaoks ühe keskpunkti loomine. Eesmärk on lihtsustada kõike ühes rakenduses, selle asemel, et mitmel tarkvararakendusel oleks erinevaid ülesandeid. Liides on lihtne ja hõlpsasti kasutatav, selle südamesse on sisse ehitatud koostöö. Sellega seoses muudab see Samepage potentsiaalselt paindlikuks lahenduseks mitme vajaduse katmiseks.
Dokmee reklaamib ennast ettevõtte sisuhalduse lahendusena failide korrastamiseks, turvamiseks ja haldamiseks. See toetab mitut dokumendivormingut ning pakub oma teenuse osana ka dokumentide pildistamist ja andmete hõivamist. Tehisintellekti abil saab kõike nutikalt indekseerida, failid indekseerimiseks automaatselt tembeldatakse, samuti reeglipõhine marsruutimine, et hõlbustada salvestamist ja arhiveerimist, mis kõik toimub pilves turvalise hostimise kaudu. Nagu oodatud, toetatakse koostööd, failide haldamise hõlbustamiseks on saadaval load ja auditeerimisvalikud.
eFileCabinet on dokumendihaldustarkvara lahendus, mis kasutab nutikat automatiseerimist failide korrastamiseks, nimetamiseks ja säilitamiseks vastavalt nende sisule. Dokumendikausta puu kohandamiseks kogu süsteemis on saadaval mallid. Samuti saab failide jagamiseks ja failitaotluste saatmiseks seadistada õigused, failide / kaustade aegumise ja teatised, mis kõik tehakse turvalise URL-i abil. Vastavalt ettevõtte poliitikale saab kehtestada ka üldised juurdepääsetavuseeskirjad.
Abbyy on võib-olla kõige kuulsam oma faililugeja ja skannimisteenuste poolest, kuid nad pakuvad ka digitaalset dokumentide arhiveerimisteenust, mis võimaldab dokumente turvaliselt säilitada ja kasutada. Juurdepääsu saab jälgida ja logida ning olemasolevaid dokumente saab uuesti kasutada ja redigeerida vastavalt uuesti väljastamiseks vajalikule. Meta märksõnu saab kasutada tavaliste otsingufunktsioonide hõlbustamiseks ja vajaduse korral hõlpsasti veebi või e-posti teel levitada. Üks potentsiaalne piirang on see, et Abbyy teenused on loodud peamiselt dokumentide säilitamiseks PDF-vormingus.
- Oleme tutvustanud ka parimat pilvedokumentide salvestusruumi.