Praegu virtuaalses maailmas elamine ei pea olema nii piiratud. Kuigi on tõsi, et paljud meist isoleerivad ennast ja kasutavad tööd ettevõtte sülearvuti ja suumivestluse abil, on ettevõtte virtuaalse ürituse korraldamiseks ettevõtte koosoleku, videokonverentsi, toote tutvustamise või isegi täieõigusliku sündmuse jaoks avalöök. Ärijuhtidena ei pea me mõtlema, kas inimesed jätavad ürituse pooleli või isegi väldivad osalemist, sest on paremaid võimalusi.
Õnneks kehtivad paljud reaalse isikliku sündmuse põhimõtted ja kontseptsioonid endiselt virtuaalse sündmuse korraldamiseks - kuni suupistete ja kohvi ning tundmaõppimise ajani. Hea idee on jäljendada tõelist sündmust nii palju kui võimalik, et aidata inimestel end mugavalt tunda ja osaleda, ning nii, et nad jääksid ürituse juurde ega jääks ootamatult välja.
Ehkki tehnilisi tõkkeid võib olla vähe, on siiski võimalik massidega suhelda viisil, mis on tõhus ja produktiivne ning toob kaasa sama edu. Selle kõige olulisem osa on tahtlik olemine - mõistmine, et inimesed on ülemaailmse pandeemia pärast mures ja stressis ning et nende tähelepanu nimel võistlevad paljud asjad. Kui üritusele lähenemine on sujuv, järjepidev suhtlemine ja kaasnevad lisahüved, avastate, et inimesed on sama huvitatud ja vangistatud.
1. Suhelge, mida oodata
Iga sündmuse üks olulisemaid samme on ülekanne reaalsest maailmast. Mida rohkem saate oodatust suhelda - kasutades päevakava, üksikasjalikumat veebisaiti, ajakava värskendustega e-kirju ja rääkivate inimeste fotosid - seda parem. See puudutab inimese põhivajadust olla teadlik mis tahes sündmuse kohta.
Samuti aitab see osalejatel teada, kas üritus on väga struktureeritud ja tasuv, isegi kui see on neile vajalik. (Vältige viga, kui arvate, et vajalik üritus tagab automaatselt edu.) Virtuaalset sündmust takistab juba see, et osalejal võib olla kõrval nutitelefon või isegi kodune televiisor ja videomängukonsool. Kui nad teavad, et seal toimub üksikasjalik arutelu ja otsuste tegemine, panevad nad telefoni kõrvale.
2. Kasutage Facebooki sündmuste funktsioone
Facebooki sündmuste funktsioonide kasutamisel on midagi peaaegu maagilist. Alustuseks, virtuaalses keskkonnas, kus kõik on sülearvuti käes ja kasutavad osalemiseks Zoomi, on sotsiaalmeedias toimuvad sündmuse funktsioonid puhas kuld. Nende tõttu tundub see kõik ametlikum. Kuid ka sündmuse funktsioonid teevad sellest palju enamat.
Kuna me kõik oleme tänapäeval häiritud ja meil on ühenduse loomiseks mitu võimalust, saadavad sündmuse funktsioonid meeldetuletustena märguandeid ja jälgivad, kes tegelikult käivad ja kes jätavad vahele. Need andmed aitavad teid igal koosolekul. Kui olete ühe ürituse läbi viinud, saate edu jälgida ja otse väljajääjatega ühendust võtta. Ja ärge alahinnake eakaaslaste surve väärtust. Ürituse funktsioonid näitavad potentsiaalsetele osalejatele, kes on veel nõus osalema üritusel.
3. Plaan improviseeritud aruteluks
Teine õppetund reaalsetest sündmustest on lubada improviseeritud arutelusid. On kiusatus asuda kohe asja kallale, hüpata otse päevakorda. Vältige seda stsenaariumi. Jällegi räägime hajutatud inimestest, kes käivad sülearvutis. Enamik meist vajab virtuaalsel üritusel osalemise kummalisusega kohanemiseks teatud ajaperioodi ja meile meeldib tundma õppida neid, kes selles osalevad struktureerimata.
Laske inimestel vähemalt 10 minutit järele jõuda, ilmastikutingimustega vestelda ja isegi isiklike probleemidega tegeleda. Keegi ei meeldi osaleda koosolekul, kus on külm, steriilne päevakava ja üks peamine rääkiv pea. Isegi reaalses maailmas on need sündmused, millest inimesed jätavad vahele kohe, kui nad alustavad.
4. Tehke kolm korda rohkem reklaami
Selleks, et virtuaalne sündmus õnnestuks, on oluline osalejatele mitu korda meelde tuletada. Oletame, et inimesed on äärmiselt hajameelsed, seega peate üritust kolm korda või rohkem reklaamima. See võib hõlmata meilide, tekstsõnumite, sotsiaalse meedia vestlussõnumite ja muude kutsete saatmist peale selle, mida te tavaliselt kunagi teete. Mõistmine, kuidas inimesed digitaalset suhtlust kasutavad - see tähendab, et nad kerivad asjadest kiiresti mööda - tähendab, et peate nendega üle suhtlema ja püüdma nende huvi ja tähelepanu äratada.
Üks näpunäide on siin jälgida kõigi ürituste kõigi kutsete edukust. Kui saadate e-kirju, kasutage kindlasti tööriista, mis võimaldab jälgida, kas potentsiaalsed kohalolijad avasid ja lugesid sõnumit. Kui postitate sotsiaalmeediasse, jälgige meeldimisi ja jagamisi. See aitab teil jääda tahtlikuks selles osas, kui tihti te ürituse kohta suhtlete ja mis on varem toiminud või mitte.
5. Julgustage suupisteid ja kohvi
Arva ära? Üks põhjus, miks me tegelikel isiklikel koosolekutel osaleme, on tasuta suupisted. See on inimese loomus. Virtuaalses keskkonnas võib see olla keeruline, kuid mitte võimatu. Kui otsustate mõne nädala pärast ettevõtte koosoleku pidada ja soovite, et kõik osaleksid, proovige pakkuda sarnaseid stiimuleid. Näiteks sündmuste korraldamise veebisaidil EventBrite saate luua oma töötajatele registreerimislehe. Kui nad täidavad selle ja klõpsavad registreerumise ajal õigetel valikutel, pakuvad sooduskoodi UberEatsi tasuta kohaletoimetamiseks või kohalikus söögikohas tasuta pakendit - koosolekule toimetamiseks.
Oletame, et plaanite uue toote turule toomist - saatke Starbucksis igale osalejale tasuta kood kohvi jaoks, mida nad saavad koosolekul kasutada. See kontseptsioon võib tunduda vanakool ja töötajad või külastajad võivad lihtsalt koodi kasutada ja koosolekul mitte osaleda, kuid vähemalt on see katse jäljendada reaalset stiimulit, mis tegelikult töötab.
- Professionaalsete konverentside jaoks vaadake parimaid konverentsitelefone.