eFileCabinet on lihtsalt üks parimatest dokumendihaldustarkvara platvormidest. eFileCabinet pakub täpset kontrolli turvalisuse, failide jagamise, versioonide loomise ja muu üle. Tehisintellekti funktsioonid aitavad teil faile automaatselt kategoriseerida ja optiline märkide tuvastamine võimaldab teil skannitud failides olevaid andmeid otsida. EFileCabineti ainus negatiivne külg on see, et see võib olla kallis, eriti kui teil on palju kasutajaid või vajate integratsioonilisandeid.
Meie eFileCabineti ülevaates aitame teil otsustada, kas see dokumendihalduse platvorm sobib teie ettevõttele.
- Parim dokumendihaldustarkvara
Plaanid ja hinnakujundus
eFileCabinet pakub kolme hinnavõimalust. Advantage'i pakett maksab 55 dollarit kasutaja kohta kuus, kui selle eest võetakse arve aastas, ja see sisaldab 1 TB salvestusruumi koos kõigi eFileCabineti põhifunktsioonidega. Kuid teil on piiratud lisavarustuse võimalus, nii et eFileCabinet ei ole Advantage'i paketiga eriti laiendatav.
Äriplaan maksab iga kasutaja arve kohta 99 dollarit kuus ja see sisaldab teie ettevõttele 5 TB salvestusruumi. See plaan sisaldab üksteise kõrval dokumentide eelvaateid ja integreerimisi Microsoft OneDrive'i ja Google Drive'iga. Samuti võimaldab see teil osta lisandmooduleid Salesforce'i integreerimiseks, ühekordse sisselogimise, automatiseeritud töövoogude ja e-posti integreerimiseks.
Piiramatu plaan maksab 199 dollarit kasutaja kohta kuus, mille eest võetakse igal aastal arveid. See plaan sisaldab kõiki eFileCabineti lisandmooduleid ja piiramatut dokumentide salvestusruumi.
Funktsioonid
eFileCabinet on täis funktsioone, mis aitavad töötajatel faile jagada, dokumente hallata ja tööprotsesse sujuvamaks muuta.
EFileCabineti üks parimaid asju on see, kui lihtsaks see failide jagamise muudab. Selle tarkvara abil saate faile koheselt jagada oma organisatsioonis või väljaspool seda. Teie kontol olevate dokumentide kallal töötavate külaliskasutajate arv ei ole piiratud, olenemata teie plaanist. Lisaks on teil kontroll redigeerimisõiguste üle ja saate valida, kas saada jagatud faili allalaadimise kohta märguandeid.
Nimelt võimaldab eFileCabinet ka faile teistelt kasutajatelt või külalistelt taotleda. Failitaotluse esitamisel saate luua mitu dokumendivälja ja otsustada, kas need on kohustuslikud või valikulised. Samuti saate failide üleslaadimise asukoha eelseadistada, nii et need laaditakse automaatselt üles kausta, kuhu nad kuuluvad.
Üks viis, kuidas eFileCabinet aitab teie ettevõtet korrastada, on kaustamallid. Kaustamallide abil saate luua standardseid katalooge eelnimetatud kaustadega. Näiteks võite ehitada malli, milles vanemkaust sisaldab 12 alamkataloogi, millest igaühel on konkreetse kuu nimi.
Selle süsteemi eeliseks on see, et igal teie loodud või vastuvõetud failil on oma kodu. Lisaks on kõigi ettevõtte töötajate kaustastruktuure lihtne standardida. See hõlbustab failide jagamist ja leidmist ning välistab võimaliku segaduse, mis tekib igal töötajal, kes loob oma toimikusüsteemi.
Äri- ja Piiramatu kasutajatel on juurdepääs automatiseeritud dokumendivoogudele, mis on võimas viis teie ettevõtte sujuvamaks muutmiseks. Üks rakendus, mida eFileCabinet esile tõstab, on sissetuleva dokumendi automaatne nimetamine ja failide vormistamine, lähtudes teatud märksõnade olemasolust dokumendis. Samuti saate töövoogude abil vormiväljad otsitavateks alamkategooriateks jagada, mis muudab teie dokumendiotsingud veelgi võimsamaks.
Liides ja kasutusel
eFileCabineti veebiplatvorm on üldiselt väga hõlpsasti navigeeritav, kuna sellel on kolm paneeli kujundus, mis võimaldab teil vaadata kogu kaustade kataloogi, valitud kaustas olevaid faile ja üksiku faili eelvaadet. Kiirete dokumentide otsimiseks on olemas ka otsinguriba ja lemmikute paneel, et hõlpsasti juurde pääseda kõige sagedamini kasutatavatele kaustadele.
Siiski väärib märkimist, et eFileCabinetis ei saa dokumente redigeerida. See on veidi pettumus, eriti kui peate lihtsalt Wordi dokumendis või vormis lihtsaid muudatusi tegema. See tähendab, et saate salvestada piiramatuid failiversioone, mis sobib paljude muudatustega projektide töötamiseks.
eFileCabinet pakub ka mobiilirakendusi iOS-ile ja Androidile. Üks tähelepanuväärne asi mobiilirakenduste juures on see, et need võimaldavad teil pildistada mis tahes paberdokumenti ja laadida need koheselt eFileCabineti pilve.
Toetus
eFileCabinet pakub esmaspäevast reedeni telefoni, e-posti ja vestluse kaudu tuge kella 7.00–18.00 Mäe aja järgi. Valikulise lisandmoodulina saate osta ööpäevaringselt telefonitoe (hind kehtib ainult pakkumiste alusel). eFileCabinetil on ka veebipõhine teadmistebaas, mis sisaldab väga üksikasjalikke kasutusjuhendeid tarkvara peamiste funktsioonide kohta.
Turvalisus
eFileCabinet majutab teie dokumente pilves ja võtab turvalisust tõsiselt. Kõik failid krüpteeritakse puhkeseisundis ja teie ühendus pilvega on krüptitud SSL-iga. Kahefaktoriline autentimine sisselogimise ajal on samuti standardfunktsioon.
Lisaks on administraatoritel tarkvara üle märkimisväärne kontroll. Saate määrata parooli keerukuse nõuded, lubada IP-aadresside loendisse kandmise või piirata sisselogimisaegu. Administraatoritel on juurdepääs kõigi kasutajate täielikule tegevuslogile.
Ainus turvaelement, millest puudust tundsime, oli võimalus seada jagatud failide allalaadimispiirangud. eFileCabinet pakub ka dokumentidele kiire juurdepääsu URL-i linke, mis on küll mugavad, kuid pole eriti turvalised.
Võistlus
EFileCabinetis on palju meeldimist. Kuid kui sellel pole teie ettevõtte jaoks vajalikke funktsioone ega integreerimisi, kaaluge Dokmee või DocuWare. Dokmee on mõeldud ettevõtete ettevõtetele ja töövoo automatiseerimine on standardne. DocuWare pakub täiendavaid mobiilseid tööriistu ja vastavusfunktsioone koos tohutute 500 integreerimisvõimalusega. Mõlemad platvormid pakuvad hinnakujundust ainult pakkumiste abil, kuid eeldavad, et need on keskmise suurusega ettevõtete jaoks kallimad kui eFileCabinet.
Lõplik kohtuotsus
eFileCabinet on võimas dokumendihaldustarkvara, millel on palju häid funktsioone väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele. Platvormi abil on lihtne kogu ettevõttes failikorraldus ühtlustada ja failide automaatne korrastamine tehisintellektipõhiste töövoogude abil. Samuti toetab see failide jagamist ja haldamist. Ehkki eFileCabinet on kallis, võib teie äritegevuse sujuvamaks muutmine kulusid väärt olla.
- Meie juhend parima dokumendihaldustarkvara jaoks