Google Workspace sisaldab mõnda maailma parimat tootlikkusrakendust. Võib-olla olete juba õppinud mõningaid aja kokkuhoiu näpunäiteid, mis aitavad teil sellest kontoritarkvarast rohkem kasu saada. Enamik kasutajaid ei mõista, et Google'i arvutustabelid, dokumendid, Gmail ja vormid toetavad peaaegu piiramatut töövoo automatiseerimist. See võib olla eriti väärtuslik väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele, kes kulutavad märkimisväärse aja rutiinsete ülesannete täitmiseks, näiteks tellimuste suunamine ja taotlusvormide hindamine.
Selles juhendis selgitame, kuidas töötab töövoo automatiseerimine Google Workspace'is, ja toome välja mõned lisandmoodulid, mida saate kasutada selle kontoripaketi võimsuse suurendamiseks teie ettevõtte jaoks.
Mis on Google'i tööruumi töövood?
Algandmete teisendamine vormiks, mida teie ettevõte saab kasutada, võtab aega. Kui saate kontaktivormi vormilt, tuleb see võib-olla teisendada vormingusse, mida teie CRM-tarkvara saab lugeda. Kui saate tellimistaotluse, tuleb see taotlus võib-olla jagada ja saata erinevad üksikasjad teie organisatsiooni erinevatele inimestele.
Õnneks võimaldab Google Workspace neid teisendusi dokumentide töövoogudega automatiseerida. Need töövood võimaldavad teil määrata andmete läbimiseks vajalike toimingute jada ja seejärel selle protsessi teie eest läbi viia. Üldiselt on dokumendi töövood väga kohandatavad, nii et saate automatiseerimisprotsessi hõlpsasti oma ettevõtte vajadustega kohandada.
Automatiseeritud dokumentide töövoogusid saate luua enamikus Google Workspace'i rakendustes, sealhulgas Google Docs, Sheets, Gmail ja Forms.
Kuidas automatiseerida dokumendi töövoog: Apps Script vs. lisandmoodulid
Sõltuvalt sellest, kui keeruline on teie loodud automatiseeritud töövoog, saate minna kahte erinevat marsruuti.
Töövoogude loomiseks on kõige lihtsam kasutada selleks loodud lisandmoodulit. Google'i veebipoes on saadaval sadu automaatika lisandeid. Mõned neist on tasuta, kuid paljud nõuavad ühekordset makset või igakuist tellimust. Kui valite tasulise toote, kontrollige, kas seda valmistav ettevõte pakub klienditoetust juhuks, kui teil tekib mingeid probleeme.
Kui soovite luua täielikult kohandatud automaatika, võite kasutada rakenduste skripti. See on Google'i arenduskeskkond, mis võimaldab kõigil luua Google Workspace'i rakenduste jaoks pistikprogramme. Tegelikult ehitati peaaegu kõik tasulised automaatika lisandmoodulid, mille leiate Google'i veebipoest, rakenduste skripti abil. Kuigi rakenduste skripti kodeerimisega alustamiseks on palju ressursse, võib isegi lihtsa koodi abil automaatika seadistamine olla aeganõudev.
Kuidas pääseda juurde automaatika lisandmoodulitele
Kui soovite sirvida teenuse Google Sheets, Docs, Gmail või Forms pistikprogramme, leiate need Google'i veebipoest. Lihtsaim viis veebipoodi juurde pääsemiseks on menüü Lisandmoodulid leiate neist rakendustest ja klõpsake siis käsku Hangi lisandmoodulid. See avab akna, mis on juba filtreeritud, et kuvada teile ainult need lisandmoodulid, mis töötavad praegu kasutatava Google Workspace'i rakendusega.
Veebipoest saate installida mis tahes lisandmooduli, klõpsates nuppu Installi. Pange tähele, et tasulised lisandmoodulid võivad nõuda tellimuse ostmist, enne kui saate neid kasutama hakata.
Mida saate teha dokumendi töövoogudega?
Anname teile ülevaate automatiseeritud dokumentide töövoogudega tehtavate ülesannete tüüpide kohta. Vaatame mõningaid näiteid. Kasutame Google'i veebipoe rakendusi, kuid pidage meeles, et saate paljusid neist töövoogudest luua rakenduste skripti kaudu.
Liiga sageli jagatakse äriandmeid mitme arvutustabeli vahel. Võib-olla on teil erinevate osakondade üksikasjalikud müügiandmed salvestatud erinevatele lehtedele. Või võib teil olla dokumentide eraldamiseks salvestatud erinevate sisendvormide klienditeave.
Töövoo automatiseerimise abil saate hõlpsalt ühendada mitme arvutustabeli andmed ühte põhitabelisse. Meile meeldib selleks kasutada SheetGot (alates 12 dollarist kasutaja kohta kuus), kuna see muudab mitme Google'i arvutustabeli faili ühendamise lihtsaks. Veelgi parem - SheetGo suudab ka Exceli ja CSV-faile korallida ning nende dokumentide andmed automaatselt Google'i arvutustabelite arvutustabelisse edastada.
Selle automaatse lisandmooduli puhul on eriti tore see, et seda värskendatakse automaatselt. SheetGo kontrollib hajutatud arvutustabeleid uute andmete osas nii sageli kui soovite ja jälgib põhidokumendi muudatusi, kasutades Google'i arvutustabelite muutmisajaloo funktsiooni.
Taotluste, aruannete ja muude sisemiste protsesside kinnitamine on enamiku ettevõtete tõrgeteta toimimise lahutamatu osa. Selliste lisandmoodulitega nagu Form Workflow Plus (algus 300 dollarit aastas) saate hõlpsalt linkida Google'i vormid arvutustabelitega, et jälgida ja hallata kinnitustaotlusi.
Selle lisandmooduliga peab haldur looma Google Formsi kaudu lihtsalt taotlusvormi. See vorm suunatakse määratud heakskiitjatele, kui see on täidetud ja kõik andmed sisestatakse arvutustabelisse. Leht jälgib, kus taotlus on heakskiitmisprotsessis, koos üksikute heakskiitjate otsuste ja kommentaaridega.
Vormi Workflow Plus toetab ka mitmeastmelist kinnitamist, nii et see võib olla kasulik keerukamate töövoogude jaoks, näiteks tellimuste suunamine.
Ehkki saadaval on palju e-posti turundustööriistu, saate Gmailis luua üllatavalt täisfunktsionaalseid e-kampaaniaid, kasutades sellist lisandmoodulit nagu Yet Another Mail Merge (tasuta kasutada).
Selle rakendusega sisestate arvutustabelite arvutustabelis kõigi e-posti aadressid, kellele soovite e-kirju saata. Seejärel saate oma sõnumi Gmaili kirjutada ja lisada rakenduse sisseehitatud koodi abil isikupärastamise.
Kui olete saatmiseks valmis, naaske lehte Arvutustabelid ja veel üks kirjade ühendamine edastab teie e-posti kõigile teie loendis olevatele inimestele. Saate jälgida e-kirjade avatusi, klikke ja vastuseid otse oma arvutustabelis.
Selle tööriista parim külg on see, et saate erinevate kampaaniate jaoks luua piiramatu arvu arvutustabeleid. Lisaks, kuna kasutate arvutustabeleid, on CRM-i, Google'i vormide või olemasolevate arvutustabelite abil lihtne turunduskampaania loomiseks kontaktteavet hankida.
Arvutustabelid võivad projektiülesannete ja verstapostide seadmisel olla üllatavalt tõhusad. Lisaks saate lisandmooduli nagu ProjectSheet abil automatiseerida oma arvutustabeli edenemise jälgimise.
See mugav tasuta lisandmoodul arvutab automaatselt ülesannete arvu verstapostis ja jälgib, kas iga ülesanne on määratud lõpule, pooleli või alustamata. Selle põhjal kuvab see iga projekti etapi lõpetamise protsendi.
Lisaks aitab ProjectSheet tuvastada, kui projekt jääb graafikust maha. Lisand tõstab automaatselt esile verstapostide rohelise, kollase või punase verstaposti vastavalt sellele, kas alaülesanded on määratud tähtaegadel, nende lähedal või sellest möödas.
Nutitelefoni rakenduse loomine oma ettevõtte jaoks on tavaliselt aeganõudev ja kallis protsess, mis nõuab spetsiaalsete tarkvaraarendajate palkamist. Kuid töövoo automatiseerimisega saate luua põhilise mobiilirakenduse otse Google'i arvutustabelites.
Selleks pöördume rakenduse AppSheet lisandmooduli poole (alates 5 dollarist kasutaja kohta kuus). Selle rakenduse abil lisate lihtsalt arvutustabelite andmed. Andmed võivad olla ükskõik millised, alates poevarudest kuni mobiilse veebipoe loomiseni või töötajate kontaktandmetest sisekataloogi loomiseks.
Ühendage arvutustabel AppSheetiga ja muutke seejärel vastavalt vajadusele oma andmeveerude atribuute. Andmete alamhulka ja kohandatud väljendeid saate lisada selliste ülesannete jaoks nagu varude haldamine. Kui olete valmis, saate valida mitme eelnevalt määratletud kuvamalli vahel, et otsustada, kuidas teie andmeid uues rakenduses kuvatakse.
Parim osa on see, et see integreerub sujuvalt teie teiste Google Workspace'i automatiseeritud töövoogudega. Saate konfigureerida AppSheet'i rakendusesiseste käivitajate põhjal automaatsete meilide käivitamiseks või andmete lisamiseks, mida kasutajad sisestavad teise arvutustabelite arvutustabelisse. Lisaks saab AppSheet saata automatiseeritud aruandeid, mida saate hõlpsalt arvutustabelitesse importida.
Kokkuvõte
Dokumendi töövoogude automatiseerimine Google Google Workspace'is aitab säästa teie ettevõtte aega ja raha ning avada uusi võimsaid funktsioone. Kuigi rakenduste skripti abil on võimalik luua oma automatiseeritud töövood, leiate Google'i veebipoest palju tasuta ja tasulisi automaatikat toetavaid lisandmooduleid. Proovige mõnda neist esiletõstetud lisandmoodulitest juba täna, et näha, kuidas töövoo automatiseerimine aitab mis tahes äriprotsessil sujuvamalt kulgeda.
- Oleme esitlenud parimat dokumendihaldustarkvara.