Kui otsite võimalusi oma e-posti aadresside täiustamiseks, pole te üksi. Spetsialistid võitlevad regulaarselt e-kirjade kirjutamise eest, tuues suuremateks takistusteks selguse, kokkuvõtte ja kiiruse.
Ideaalse ärimeili meisterdamine ei pea olema keeruline ja kindlasti ei vaja selget ja veenvat meili kirjutamiseks kirjanduse doktorikraadi. Mõni lihtne näpunäide aitab teil tõhusamalt suhelda ja vähem aega kulutada.
Kui te pole seda veel teinud, siis vaadake kindlasti meie parimate e-posti teenuste loendit; kõiki neid näpunäiteid on lihtsam rakendada, kui olete leidnud endale mugava ja hõlpsasti kasutatava meilikliendi.
1. Kasutage teksti vormindamist enda kasuks.
Peaaegu kõik tänapäevased meilid saadetakse HTML-is, mis tähendab, et saate rõhu lisamiseks või selguse suurendamiseks kasutada vormindamist. Valikuline kasutamine julge, allajoonitud ja kaldkirjas tekst võib anda edasi olulisust, kiireloomulisust ja asjakohasust.
Kasutades vormingut, et juhtida tähelepanu põhimõistetele, on teie e-posti aadress see lihtsam lugedaja edastage lühidalt rohkem teavet. Arvestades, et keskmine kontoritöötaja saab päevas üle 80 e-kirja, aitab see teie selgel silma paista kui selge ja hõlpsasti mõistetav.
Ärge kunagi kasutage punkti rõhutamiseks suurtähti; inimesed peavad seda ebameeldivaks ja isegi ebaviisakaks.
2. Lisage hüperlingid nagu proff
See on üsna mugav, kui keegi mainib mõnda dokumenti või veebisaiti, ja peate vaid klõpsama kõnealusel märksõnal, et ise allikast teada saada. Hüperlingid on suurepärane võimalus muuta teie e-kirjad professionaalsemaks ja lugejad hindavad neid väga.
See on ka teine põhjus, miks on oluline valida hea e-posti programm, kuigi enamik veebipõhiseid programme, nagu Gmail, saavad linkidega suurepäraselt hakkama. Kuigi see erineb rakendustest, on Ctrl + K (Maci jaoks Cmd + K) peaaegu universaalne kiirklahv hüperlingi lisamiseks. Kui see ei toimi, vaadake juhiste saamiseks lihtsalt oma rakenduse menüü Abi.
3. Vältige ebatavalisi või ebaprofessionaalseid fonte
Jah, see hõlmab koomilisi sans. Professionaalsete e-kirjade jaoks fondi valimisel pidage kinni klassikast. Näiteks Arial ja Calibri on mõlemad hästi loetavad, koheselt tuttavad ja sobivad hästi ärikeskkondadesse. Maksimaalse loetavuse saavutamiseks kasutage ka kogu sama fondi.
4. Võtke aega professionaalse allkirja loomiseks
Mõnel ettevõttel on juhised selle kohta, mida oma allkirja lisada (või mitte), kuid kui ei, siis on teil vaba ruumi professionaalse kuvandi loomiseks.
Ettevõtte logo lisamine võib lihvitud ilme loomiseks olla pikk tee. Kaasaegsed e-posti rakendused peaksid võimaldama teil oma logo tsentreerida ja selle alla teksti kirjutada või joondada logo vasakule, tekst paremale. Mõlemal juhul näevad teie e-kirjad kohe professionaalsemad ja lugejatel on lihtsam teid oma ettevõttega ühendada.
Samuti, kui tegemist on e-posti allkirjaga, on vähem rohkem. Pea kinni põhitõdedest: oma nimi ja ametikoht, telefoninumber ja vajadusel lihtsad ikoonid sotsiaalmeedia jaoks. Sellistel kaubamärkidel nagu Twitter, Facebook ja Instagram on kõigil ressursside lehed ikoonidega, mille saate oma allkirjale lisada ja mis lingivad teie profiili (de) ga.
Teise võimalusena on olemas mitmeid allkirja genereerijaid, näiteks WiseStamp, mis aitavad teil professionaalse allkirja mõne minutiga luua.
5. Korrigeerige oma e-kirju
See võib olla karm harjumus, eriti neile, kes kirjutavad 30 või 40 e-kirja päevas, kuid see muudab märkimisväärselt teie suhtlemise kvaliteeti. Õigekirjavead, kirjavead ja vale grammatika muudavad teie e-posti aadressi (ja teid laiendades) vähem professionaalseks.
Ärge kartke uurida head grammatikat ja kirjutamisvahendeid. Näiteks Grammarly on brauserilaiend, millest paljud leiavad abi selliste vigade tabamiseks. Kuid olge ettevaatlik, et mitte loota ainult automaatsetele kirjutamisabivahenditele. Peaksite ikkagi oma e-kirja korrektselt läbi lugema algusest lõpuni.
6. Vältige kohevust ja täiteainet
Nagu teilgi, on enamikul inimestel lõputu sissetulevate meilide voog. Peale lihtsa tervituse ja viisaka sulgemise hoidke asjad võimalikult otsekohesed ja lihtsad. Pöörake erilist tähelepanu kordustele, käivitatavatele lausetele ja täiteainetele.
E-kirja kirjutamine pole nagu rääkimine: tekst jääb ekraanile ja on teie lugejatele igal ajal juurdepääsetav. Pole vaja mainida midagi rohkem kui üks kord ega viidata samale tootele või kontseptsioonile mitu korda.
Nagu arutatud, kasutades vormindamine Rõhuasetus ja viitedokumentidele hüperlingid, saate oma teksti tõhusama e-posti jaoks oluliselt lihtsustada.
Kokkuvõte
Suurepäraste ärimeilide kirjutamine ei tohiks olla stressi tekitav ega aeganõudev, kuigi see nõuab praktikat. Need kuus lihtsat näpunäidet aitavad teil luua e-kirju, mis on selgemad, hõlpsamini loetavad ja arusaadavad ning professionaalsema väljanägemisega.
Professionaalsete meilide meisterdamine enesekindlalt ja õigeaegselt on oskus, mida saab õppida ja parandada nagu iga teist. Internetis on saadaval palju ressursse, sealhulgas tasuta e-posti malli, mida kasutada inspiratsioonina ja mis võivad ülesannet hõlbustada.
- Oleme esitanud parimaid turvaliste e-posti pakkujaid.